Здравствуйте. К сожалению, не найти материалов о бережливом производстве в заведениях общепита. Я являюсь директором филиала сети спортбаров. В барах существует куча проблем, например, закуп продуктов. Попытались ввести закуп централизованный: раз в неделю администраторы баров подают заявки на закуп продуктов управляющему, тот в свою очередь, формирует заявку, на основании которой экспедитор осуществляет закуп. Проблема в том, что закупаемых продуктов не хватает на неделю, и экспедитору приходится докупать продукты в течении всей недели. Таким образом, мой управляющий и экспедитор всю неделю только и заняты закупками. Начал разбираться, и выяснил следующее: администраторы заказывают необходимое, по их мнению, кол-во продуктов, а администратор, видя расход продуктов по r-ceeper, считает, что они заказывают лишнее. В каких-то случаях прав оказывается управляющий, в других - администраторы. Все это приводит к тому, что управляющий вместо того, чтобы заниматься повышением качества обслуживания, заниматься персоналом и т.д., целыми днями занимается закупками. Прошу Вас посоветовать, как можно наладить этот процесс?

А вы анализировали статистику потребления блюд и, следовательно, расхода продуктов? Имея статистику потребления продуктов и, параллельно, статистику ключевых спортивных событий (ясно, что если в одну неделю было суперклассико, а в другой - Томь-Терек, то в первом случае будет "скачок" потребления, например, пива и картошки фри с крылышками) у Вас будет возможность прогнозировать их потребление на будущие периоды.

Следующий шаг - переход на партнерские отношения с поставщиками ключевых продуктов (например, того же алкоголя или мяса), т.е. тех, потребление которых меняется слабо от недели к неделе (подробнее смотрите в статьях про ABC-XYZ анализ и vendor-managed interface).

Ну и в целом - поскольку основной идеей БП является удовлетворение потребностей клиента - чаще контактируйте с клиентами (в т.ч. лично), узнавайте и удовлетворяйте их потребности и будет Вам счастье.

1. Попробуйте ввести единоличную ответственность за процесс. Например пусть администратор отвечает за заказ продуктов для "своего" бара. Введите им систему мотивации за минимизацию запасов, за оборот запасов. Пусть ведут статистику и заказывают продукты. А управляющий пусть этот процесс отладит - распишет что делать администраторам в том или ином случае, как планировать. Можно даже в "экселе" написать простую программку. Управляющему есть смысл вмешиваться, но не в "текучку", а только если что -то в процессе идет не так, например скапливаются нереализованные запасы в одном из баров. Пусть перераспределяет, определяет причины, вносит изменения в систему планирования. А админ пусть баром управляет. Текучкой занимается. А экспедитор будет на основании заявок администраторов осуществлять централизованную закупку.
2. Попробуйте заключить партнерские отношения с поставщиками. Может они сами готовы вам возить продукты? Может и экспедитор не нужен будет? А может есть вообще одна компания, которая будет готова вам поставлять всю номенклатуру продуктов, при этом гарантирует низкие цены. А конкурентность цены вы будете контролировать, предположим, раз в квартал. Хотя им вас обманывать резону нет. Это взаимовыгодное партнерство.
3. Возможно. в случае нехватки чего-либо, проще недостающее небольшое количество продуктов купить в ближайшем магазине (это может сделать сам администратор), а не на оптовой базе через экспедитора...Быстрее выйдет, а возможно и дешевле (посчитайте время управляющего и экспедитора). Для этого надо админу выдавать ограниченную сумму подотчетной "налички", можно завести карточку с небольшой суммой для непредвиденных расходов. По динамике использования этой карточки поймете кто из администраторов лучше всех планирует, вот он то всем и расскажет лучшую практику.
Думаю как то так...

Убрать вообще функцию заказа продуктов из баров. Оставьте только отчетность по продажам. Создайте единый для сети типовой набор блюд и продуктов. Набор будет одинаковый в каждом баре. Формировать централизованную заявку, по данным потребления товаров (отчетов продаж) с учетом спортивных событий. Дальше работайте с запасами методом динамического управления буфером по ТОС.
Для неожиданных скачков спроса действуйте по совету Владимира Худякова. Быстрая закупка, быстрая продажа.

По своим функциям менеджеры баров не должны управлять заказами.

Контроль продаж, позволит видеть остатки в каждом баре, скорость расхода товара, выручку по каждому товару и т.д. Потом сможете изменить ассортимент в сторону максимально доходных продуктов.
Ат премию давайте фиксированным % с прибыли. Забудьте про стандартные оклады. Оклад растет вместе с объемом прибыли.

Скоро не будете знать куда девать деньги.

Доброго времени суток!
Я в 2011 году проводил проект в ресторанной сетке (краснодарского края) примерно 15 заведений с средним чеком по 500-700 рублей и с десяток 300 р
Добились неплохих результатов (внедрили систему 5 S и новую методику так сказать мое предложение по соединению концепций VSM и ТОС) я с удовольствием бы показал фотографии с проектом, но к сожалению это здесь рас цениться как реклама компании так как мой сайт обозначит как юр лицо.
Если есть интерес то натешите почту куда я могу скинуть ссылку, я не в коем случае не рекламирую, просто мне довелось в свое время поработать директором по развитию и обучению персонала в одной из сетей (ресторанных) и мне это действительно интересно. Столько драйва и движений не в одном другом бизнесе не найдешь.
С уважением.

А что это за сеть спорт-баров такая, где можно поесть продукты недельной давности? Я тогда буду знать куда не стоит заходить.

Если хотите больше клиентов - то ваши продукты должны быть КАЧЕСТВЕННЫЕ и СВЕЖИЕ, а не централизованно закупленные. А значит завозить их нужно ежедневно и мелкими партиями. По моим "особо хитрым" подсчётам ваш оборотный капитал при этом сократится в 7 раз. Высвобожденные деньги можно потратить на рекламную акцию. Я даже слоган придумал: "У нас всегда свежие продукты!"

Если хотите больше клиентов - то ваши продукты должны быть КАЧЕСТВЕННЫЕ и СВЕЖИЕ, а не централизованно закупленные

Что мешает централизованно заключить рамочный договор на ежедневную поставку?

Понравилась идея о том, чтобы убрать функцию заказа из баров. Но, считаю, что админы должны в полной мере знать проблемы и потребности своего заведения, в том числе и по необходимым продуктам. Лучше всего, наверное, проанализировать продажи за несколько месяцев, вывести средние еженедельные цифры по закупу всех наименований, и ориентироваться на них при составлении общей заявки.

Лучше всего, наверное, проанализировать продажи за несколько месяцев, вывести средние еженедельные цифры по закупу всех наименований, и ориентироваться на них при составлении общей заявки.

Анализируйте лучше за год, т.к., например, летом футбольный сезон в большинстве развитых стран заканчивается и трансляций становится меньше (правда, появляется чемпионат Европы/мира, но это только по четным годам) - следовательно, летом потребление меньше.

Плюс, обязательно учитывайте календарь спортивных событий.

Канат Мухамеджанов пишет: Но, считаю, что админы должны в полной мере знать проблемы и потребности своего заведения, в том числе и по необходимым продуктам.

Почему админы должны знать в полной мере потребности? (ваш ответ 2)
Почему (ваш ответ 2)? (ваш ответ 3)
Почему (ваш ответ 3)? (ваш ответ 4)
Почему (ваш ответ 4)? (ваш ответ 5)

Докапывайтесь до глубинных причин, отвечайте сами себе на 5 почему.