Игорь согласен, с моими 30 минутами от дома до рм и обедом от 100 до 150руб. Забыл еще стоимость проезда на автобусе 13руб.

Спасибо всем огромное!
Вы Все мне очень помогли.
Постараюсь одним махом ответить на все сообщения:
Офис выбран разумно, находится в том же здании, что и основной офис, другой подъезд, столовая общая.
Ожидаем сопротивление, так как переезжают довольно значимые отделы.
Переезд запланирован на вторую половину декабря, но план действий уже должен быть на бумаге.
Если интересно, буду периодически отписываться Вам как проходит данное мероприятие

Ольга Победа пишет: Ожидаем сопротивление, так как переезжают довольно значимые отделы.

Какие аргументы "против" у персонала? Дольше бегать?

В чем причина переезда? Если в соседний подъезд, то аренда вряд ли меняется. Народу стало больше?

Да, растем!
Есть отделы, которые не полностью прониклись идеей бережливого производства. Да и внутренние междоусобицы никто не отменял

Из опыта переезда (по 5S ).

План - планом, а проверить подготовку, (обходя все кабинеты), необходимо, как минимум, пару раз.
Переезд лучше планировать на выходные, известить клиентов, (если будут проблемы со связью), дать запасной вариант, как и с кем связываться на время переезда, сколько он продлится.

Во все комнаты закупили и раздали определенное количество стандартных картонных коробок, (они сложены),скотч, фломастеры, которые должны быть упакованы к определенному времени/дате. (каждый пакует свое).

Закупили самоклеющиеся стикеры, (номер будущей комнаты и фамилия владельца пишутся фломастером большими четкими цифрами/буквами от руки). Стикеры клеются на коробки, на кресла (или каждую часть кресла, при разборке), на каждую часть стола (при разборке) и т.д., с тем, чтобы при перемещении вещей быстро идентифицировать куда, что и что из чего собирать.

Определили порядок (по часам), когда какой отдел переезжает, (чтобы не устраивать столпотворение всего из всех отделов), а действовать кабинет за кабинетом.

Переездом занималась специальная (своя) стройгруппа, которая производила демонтаж-последующий монтаж столов, шкафов, кондиционеров и прочее.

Предварительно, естественно, рисовались планы, кто, где будет размещаться (какой отдел, сколько человек, кто, где будет сидеть). Все согласовывалось с каждым отделом (руководителем и персоналом)заранее (месяц и более). Что-то удалось сразу более оптимально разместить (после переговоров).

Конечно - Гемба и поход на новую Гембу будущих жителей желателен, чтобы заранее обговорить возможные проблемы и решить их до переезда. (Замечу, основные проблемы оказались у тех, кто не захотел посетить новую Гемба). Это требует времени, всесторонней оценки, где, что будет как, представить все в целом, все процессы, условия, климат, направление кондиционера, света от окна, близость бытовых помещений, воздух, вентиляция и т.д.) Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.

Отдел IT заранее (по плану расстановки) рассчитал где потребуются какие розетки, шнуры, подключения. Система видеонаблюдения, доступа, охраны. Телефонная связь.

Электрики - по электричеству (розетки, подключение).

Охрана труда - знаки безопасности, сигнализация, определение зон ответственности в Договоре с арендодателем, пожарная безопасность, размещение огнетушителей (где сколько, высота от пола, местоположение на стене, знаки и пр).

Были выделены ответственные (из каждого кабинета) в день переезда to facilitate вынос вещей из данного кабинета (погрузку/разгрузку), перенос их в новый кабинет, отслеживание, что все в порядке. Там, где было много вещей, которые невозможно сразу разместить в новом месте (бухгалтерия, например), складировалась отдельно в одном месте в новом здании и потом, постепенно день за днем размещалась по новым стелажам.

Естественно, единый координатор (в нашем случае - руководитель стройгруппы), который дает команды кому что делать, когда и куда везти, согласно плану.

План заранее доводится до всех (как минимум за неделю). Новое размещение (план рассылается всем по электронной почте). Должен быть на руках у всех.

Общий план - где будет какой отдел, номера комнат, фамилии кто в них будет находиться рассылаются по электронной почте. Должны быть на руках у всех, чтобы после переезда не блукать и искать какой же новый номер телефона.

На дверях новых кабинетов должны быть номера и желательно стикер с названием отдела.

PS После переезда и монтажа стикеры лучше отклеить сразу. Иначе потом не отклеишь.
PPS Несмотря на все приготовления и предупреждения коробки упаковывались в самый последний момент. (бизнес есть бизнес)
PPPS Всегда находились "энтузиасты", которые хватали и тащили с самыми добрыми намерениями не туда, и не то, и только последующий поиск по стикерам позволил найти то, что должно быть на 1-м этаже - на 5-м
Цветы - дело тяжелое.

Не надорвитесь! Удачи.

Александ, благодарю Вас!
Очень информативно, а главное 100% практический опыт