Елена пишет: Проблемы с вовратом неверно оформленных документов, выяснением и т.п. - это проблемы (потери), связанные с неслаженной работой предприятий-Заказчиков. Исключить эти проблемы катастрофически сложно. Поэтому у нас сразу был сделан акцент на устранение внутренних потерь (то есть тех, на которые можно повлиять 100 %)...Фактически 8 % - это наши потери (какие-то лишние операции, дублирование функций и т.п.), если к этим потерям добавить проблемы, связанные с предприятиями и автоматизацией, то процент, конечно, возрастет...

Елена,

Автоматизацию пока можно не брать в расчет. Необходимо прежде всего получить идеальную модель, а потом уже под нее делать автоматизацию. Если при автоматизации будет старая модель “выяснений” и так называемой “неслаженной работой предприятий”, то зачем такая автоматизация? Она будет просто вопроизводить в компьютере Вашу “старую” систему с non-add value процессами.

У Вас основная проблема - на входе в систему, которую надо решать. Все остальное – scratching of surface. “Катастрофа” на входе сводит на нет всю эффективность Вашей организации и далее производительность очень низкая.

У Вас громадный резерв – (500 человек?). При таких ресурсах целесообразно пересмотреть традиционный (закостенелый) подход и выстраивать конвейер, разбивая обработку документов на простые операции. Это возможно будет намного эффективнее, чем сейчас у вас десятки маленьких бухгалтерий (мануфактур), объединенных в одну большую организацию и по прежнему занимающихся кустарным производством.

ИМХО, основной барьер к преобразованиям в Вашем случае – психологический. Специфика работы, зарегулированность и зарегламентированность организации, накладывает многочисленные “ментальные” ограничения к более творческому подходу к решению данной проблемы.

Не все так сложно как Вам сейчас кажется. Лист бумаги, телефон, компьютер… . Это же не камни ворочать или перестраивать огромный химический комбинат, требующий капитальных ресурсов, технологий, перестановки цехов и оборудования…Надо по новому взглянуть на то, что кажется неприступным и неразрешимым.

Кто бы не занимался серьезно Вашей проблемой, все равно начнет с поиска решений, как наиболее эффективно перестроить процессы на входе. И решения будут найдены. Поверьте. Не все так страшно. Не боги горшки обжигают. Проведите несколько хороших сессий по Brain Storming. Пригласите внешнего консультанта на решение специфической задачи по входу. Подключите руководство. Оно того стоит. Если Вы сами не поверите в возможность решения этой задачи, то и руководство будет трудно убедить в возможности других, более эффективных решений

Постройте план пофазового перехода от реальной модели к идеальной модели (сроки, время, ресурсы, результат). Как минимум в три шага. И действуйте!

Необходимо добиваться быстрых успехов, чтобы люди вдохновлялись своими победами и стремились к новым. Чем более интересная цель и обещающий результат, тем интереснее ее добиться. Тут к гадалке не ходить – у Вас она есть. Гораздо сложнее будет, когда вы ее добьетесь и удвоите количество обрабатываемых предприятий через полгода-год. Тогда будет над чем задуматься. И 70% waste уже не будет лежать как сейчас на поверхности. Quick win закончится и прийдется заниматься мелкими улучшениями по 8 – 10% (если Вы конечно не превратитесь в Google или Toyota в своем бизнесе). Чего Вам и желаю.

Как понимаю работа офиса состоит из 20% стандартных работ 80% работы различного характера (отчеты, счета, консультации и т.д.) и для того что бы определить, главную проблему необходимо провести анализ загрузки каждого работника. Мы например, все выполняемые работы офисными сотрудниками фиксируем в программе через наряды, легко можно определить, кто какую работу выполнил и за какое время, еженедельно строим диаграммы Паретто, а дальше проводим анализ почему время заняло столько времени и появляются проекты по сокращению той или иной операции.

Александр Филонов писал(а):

У Вас громадный резерв – (500 человек?). При таких ресурсах целесообразно пересмотреть традиционный (закостенелый) подход и выстраивать конвейер, разбивая обработку документов на простые операции. Это возможно будет намного эффективнее, чем сейчас у вас десятки маленьких бухгалтерий (мануфактур), объединенных в одну большую организацию и по прежнему занимающихся кустарным производством.

Александр, я все-таки не соглашусь, что у нас в организации традиционный закоренелый подход ...У нас все разделено на процессы (участки учета). Например, учет основных средств по всем предприятиям ведется в одном подразделении, в другом - учет материалов, опять же по всем предприятиям...и.т.д. То есть у нас структура, состоящая из основных направлений бухгалтерского учета (активы, расчеты с контрагентами, персонал, затраты, налоги, отчетность). Чтобы своевременно закрыть все участки последовательно и составить своевременно и в сжатые сроки отчетность у нас есть регламент закрытия участков учета, который реально соблюдается. Иначе мы бы не смогли закрыться к определенной дате (которая, кстати, всегда одна и не меняется)...Фактически у нас очень много проектов по унификации учета уже завершенных и еще в работе. То есть, я бы сказала, что у нас довольно современная и прогрессивная организация. Но так как на обслуживании много предприятияй со своими проблемами, структурой и т.п., то как раз в этом блоке много проблем, так как вся первичка идет от предприятий. Конечно, мы проводим различные мероприятия по минимизации ошибок, но не просто перестроить своих Заказчиков...
Безусловно Вы правы по поводу творческого подхода...В нашей профессии с этим действительно нехватка (но, как впрочем, и во многих других сферах деятельности)...
И нам действительно нужен хороший внешний консультант...Вероятно с ним мы научились бы мыслить намного позитивнее...
...Про быстрые успехи и вдохновение коллег - этого тоже не хватает. Кроме того, в последнее время изменились задачи по проекту...Поэтому народ видит, что бережливый офис может стать оптимизацией не только процессов, но и сотрудников, поэтому с мотивацией довольно сложно...

Добрый день!
Я сейчас готовлю обучение по Лин офису в рамках собственного отдела. В с вязи с чем хотела спросить, нет ли у кого на примете каких-нибудь плкатов с Лин тематикой, подходящих для офиса?

Яна Батуева пишет: Добрый день!
Я сейчас готовлю обучение по Лин офису в рамках собственного отдела. В с вязи с чем хотела спросить, нет ли у кого на примете каких-нибудь плкатов с Лин тематикой, подходящих для офиса?

Их есть :

Из презентации Kaizen Institute выдернул парочку плакатов.

Большое спасибо)
А я вот просматривала сайт Kaizen Institute, у них есть какие-нибудь прзентации в свободном доступе? с картинками?)

Яна Батуева пишет: Большое спасибо)
А я вот просматривала сайт Kaizen Institute, у них есть какие-нибудь прзентации в свободном доступе? с картинками?)

Вот хорошая презентация . Мне нравится.

Проблемы внедрения бережливого офиса?
Прежде, чем предъявлять требования к заказчикам наведи порядок у себя(дорога зрелости бережливого предприятия по Маскелу).
1.Сегментация заказчиков по объемам (специфике).
2.Составить карты потока создания ценности.
3.Создать межфункциональные команды и взаимодействие, в ячейках.
4.Оценить компетенции в ячейках и составить программы обучения по TWI.
5.Потом 5С, визуализация, стандартизация (классика:бережливый офис, ФСА по Каплану,лин-учет по Маскелу).
6.Отвественнлость за реализацию - руководитель или его 1-ый зам, потом кайдзен группа.
7.Когда наведете порядок у себя и сделаете анализ проблем, которые создает Клиент, волекать и помогать, встраивать в поток Клиента.
Интересно:
- применяете ли целевой метод учета затрат и др. методы бережливого учета?
- В ЯЧЕЙКАХ OEE,FTT И ПР.
- показатели для потоков...
В общем подход такой. На деталях не останаливаюсь.Примеры реализации есть, но это тайна за семью печатями, как и все что связано с финансами любого предприятия.
Почему пробуксовывает внедрение б\п? финансисты в стороне, а должны быть в авангарде?
Затраты и себестоимость - расчет - прошлый век?
Но это тема форума отдельная.

Ничего не понял.