Большинство Российских компаний сталкиваются с проблемой управляемости бизнес процессов, персоналом и системой в целом (то есть документированием, а точнее эффективным документированием).

Коллеги, поделитесь опытом, как сие происходит с вашей точке зрения.
В моем понимание, это прописание процессов и стандартизация требований к ним (я не беру технические спецификации) только бизнес процессы компаний (чек листы и стандарты).

С уважением.

В нашей компании мы имеем следующую документацию:
1) Карта процессов - то есть карта, на которой визуально представлена цепочка основных процессов, руководящих процессов и обслуживающих процесов, с указанием взаимосвязей между ними. Входом в цепочку основных процессов являются требования заказчика и выходом готовая продукция, удовлетворяющая требованиям.
2) Черепахи процессов на листах А4, где прописываются: Вход (данные, материалы и т.д.), Ресурсы, Индикаторы эффективности и результативности, Риски,Выход, а также представлен список Документации, относящейся к этому процессу.
3) Описание процесса
На какие подпроцессы делится этот процесс
Кто является владельцем процесса, клиентом процесса, что должно быть результатом, требования клиента, спецификации, ссылка на черепаху
После этих данных идет диаграмма процесса с указанием отвественных за этапы процесса и любой, относящейся к этим этапам документации (инструкций и стандартов)
Что касается стандартов - у нас это описание процедур и рабочие инструкции

Департамент качества проводит аудит системы и аудит процесса. При аудите системы основным чеклистом является чек лист по черепахе (у меня он только на английском). В кратце проверяют - есть ли адекватное и понятное описание процесса, насколько внедрен процесс, знания сотрудников по их процессу, опредлены ли индикаторы эффективности и результативности, есть ли по ним цели, достижение по этим целям, есть ли улучшение процессов.
При аудите процесса проверяют знание и выполнение инструкций и стандартов. Знания и выполнение можно доказать с помощью документации (отчетов, статистики, наличия инструкций), действия (ответ на вопрос, показать на примере) и индикатора.
Я дала очень общее описание, если есть конкретные вопросы или нужен наглядный пример вышеописанного, то обращайтесь.

Очень завидую вашей компании, я всегда полагал что ISO с процессным подходом является основой документирования бизнес процедур .
Очень интересно было узнать про такой инструмент как (модель черепахи) процесса.
Если я вас правильно понял, то это своего рода упрощенная модель от детализации бизнес процессов компании (подразделений, отделов) от IDEF0.
(Если можно расскажите по подробнее)

Мой подход немного по другому выстроен, на основе Lean (Бережливого производства).

1. Определение слабой системы (ограничение систем).
Заполнение бланков (выбора процессов)
2. Описание бизнес процессов по IDEF/
3. Выбор процессов VSM (заполнение бланков анализа процессов).
Выбор ограничивающих операций
4. Разработка стратегии будущего состояния
5. Внедрение
6. Стандартизация рабочих процедур (заполнение документации)
7. Прописание чек листов.

С уважением.

День добрый!
мое мнение - ISO 9001 - как основа системного подхода управления организацией захватывающая стратегический (цели, политика) тактический и оперативный уровни. Грубо говоря это инструмент, который взяли собственники или топы на вооружение реализовывая миссию основанной на ключевых ценностях и убеждениях, и предвидении.
Закладывает основные правила игры для дальнейшей работы уже персонала на своем уровне (бизнес процесс) и в целом организации ( управленческие решения).
9001 закладывает фундамент подхода, персонал активное участие в системе в целом и каждый на своем уровне в бизнес процессах (основных или вспомогательных).
можно разделить на 2 типа документации - системные процедуры и основополагающие документы.

Эффективное документирование, из своего опыта получается тогда, когда консультанты/ сотрудники предприятия последовательно диагностируют предприятие на предмет каких либо требований( законодательных, требований клиента, других заинтересованных сторон, технической документации)основываясь например на требованиях 9001.
Т.е. при выполнении работ, мы, обязательно используем этап диагностики с формированием отчета и рекомендациями что да как. Так как мы смотрим организацию сверху до низу и уже знаем что должно быть, чего нет и что нужно разработать в виде методических рекомендаций, положений, регламентов и т.д.
И только после того, как в организации исправляются, дополняются или заново разрабатываются необходимы документы можно подходить к системным документам и обучению персонала по заданной тематике.

Что касается персонала - то могу сказать только одно - надо в процессе работы определять совместно с ними какой уровень документации (по глубине) им готовить или для них разрабатывать. Не секрет, что есть организации где уровень персонала по своим проф навыкам не совсем чтобы очень - это одна песня, в других организациях может быть совсем наоборот. + не забывать что действительно хочет высшее руководство?
Мы стараемся в работе присматриваться и рабочим группам и к представителям руководства и к владельцам процессов - определяя какие поведенческий особенности, какие ценностные ориентиры для того чтобы после нашего ухода организация не растеряла систему а стала жить в ней.

для Мардановой Гульназ Абугалиевны :Хотел бы воспользоваться Вашей открытостью и попросить пример того, что Вы описали. Заранее спасибо.

Ну мы никуда от ISO и не уходим. У нас проводится аудит ISO TS каждый год.
Может я слишком сжато объяснила...
Притом аудитор всегда перед приездом имеет на руках наши черепахи и заранее знает, как измеряются наши процессы, какие процедуры и инструкции должны знать и выполнять те или иные сотрудники.

C:\fakepath\процессы.ppt
не могу вставить файлы, разберусь позже.

Про ISOнеоспоримо, порой оно диктует общую концепцию развития (если это не клоунада для топов, купленная за 2 рубля, то есть пару тройка симпотично-умного вида мальчиков за n суму сошьют пачку документов НУ КАК НАДО ).

Извиняюсь за лирику но iso в России именно такое становится УВЫ.

Что касается вовлечения персонала то, да согласен стандартизация проводится вместе с ними или представителями рабочих зон, уровень документации (идеальный на мой взгляд опять же для Наших ((((((( Сотрудников (( Что бы сотрудник не мог не сделать то сто прописано в стандарте ))
То есть процессы должны быть управляемы и воспроизводимы, и вмещать в себя отличный инструмент
Покаеке (защита от ошибки).

С уважением.

Во-первых карта наших процессов - очень наглядный и легкий способ объяснить сотрудникам, что мы работаем в определнном процессе, что мы взаимосвязаны с другими процессами, кто является нашим непосредственным клиентом и поставщиком.

ISO Это один из лучших стандартов в области управления качеством менеджмента (и без дефектности продукции).
Очень завидую что у вас эта система прижилась и дает плоды, если не против, Очень хочется взглянуть на модель черепахи (процессов).

Если не секрет. внедряете ли вы инструменты Lean (бережливое производство) и как они уживаются с ISO если токовое имеется?

Да, ЛИН внедряем. Я за него как раз и отвечаю. Уживаются идеально, ведь в ISO есть пункт по улучшениям, которые без понимания и наличия ЛИН инструментов не будут постоянными и эффективными (с моей точки зр.)