За всеми этими разговорами про стандартные процедуры, предложения по улучшениям и про другие нужные вещи, которые будоражат умы сообщества LeanZone.ru, мы забываем, что работники часто не понимают очень простые вещи. Например, не понимают своей роли в производственном процессе, не понимают своих полномочий, не знают, что делать при возникновении проблем, и даже не уверены, правильно ли они делают свою работу! Они просто ее делают. Зачастую так, как получается. Так, как сложилось исторически. Не чувствуя «дыхания» предприятия в целом, без малейшего представления о том, что происходит за пределами их производственного участка.

Причина подобного положения вещей в том, что про работников просто «забывают» после приема на работу. Формально каждый из них расписывается в ознакомлении с рядом документов, которые, вроде бы, должны полностью погрузить человека в рабочую среду: трудовой договор, журналы инструктажей по охране труда, в лучшем случае, должностная инструкция. Но фактически большинство из них разработаны либо как свидетельство соответствия трудовому законодательству, либо просто для того, чтобы было. Вспомните, например ваши должностные инструкции? Эдакие тяжеловесные папирусы, подробно расписывающие права, обязанности, функции, должностное подчинение и т.п., которые даже дочитать-то не каждый в состоянии. А где они обычно хранятся? Правильно, в отделе кадров! Ну, в лучшем случае, у начальника цеха. И кто из работников пойдет туда для того, чтобы с ними познакомится? Да и кому это надо? Плюс ко всему и сами-то инструкции бывают «мертвыми», не отражающими реального положения вещей и не несущие значимой полезной информации. А ведь считается, что работники все это знают и исполняют!

Не удивительно, что в связи со сказанным выше, у работников складывается устойчивое чувство неприятия любого документа, за исключением платежной ведомости. А тут мы идем к ним со стандартами, регламентами и чек-листами. Нетрудно представить себе, где они их видели...

Очевидно, что начало активных действий по формированию производственной системы должно быть подготовлено. Все действующие лица производственного «спектакля» должны четко представлять себе свои роли и осознавать важность своего участия в общем действе. Ведь даже малейшая фальшь, вкравшаяся во время простейшего «Кушать подано…» может испортить впечатление от разворачивающегося сюжета.

По сути – что же мы вообще хотим от работников? То, что предприятию нужны специалисты, способные качественно выполнять свою работу, даже не оспаривается! Это само собой разумеется. Об этом заботятся все, начиная от отдела кадров и заканчивая линейными менеджерами. А вот то, чего действительно не хватает работникам, так это понимания своей сопричастности к общему предназначению организации, предсказуемости деятельности и элементарной культуры в своей ежедневной работе. Это и есть базовая роль работника, как основного элемента производственной системы. Для закрепления этой роли, на мой взгляд, хорошо подходит такой документ, как рабочая инструкция.

Свой вариант «Рабочей инструкции работника», которая выложена в разделе «Формы документов» файлового хранилища портала, я предлагаю на суд сообщества LeanZone.ru. Выложенный файл является по сути первообразной для вполне реального документа, который используется мною в работе. Думаю, его без труда можно трансформировать для нужд конкретного предприятия. При разработке документа преследовались несколько противоречивых требования. Во-первых, документ должен быть простым и легко запоминающимся. Во-вторых, документ все же должен отражать максимально возможное количество существенных для работы деталей. В-третьих, документ должен быть достаточно универсальным для большинства работников предприятия. В крайнем случае, он должен легко трансформироваться для нужд участка, который имеет значительные отличия. К настоящему времени документ прошел апробацию производственной практикой, и показал свою состоятельность. Тем не менее, буду рад услышать критику, рекомендации по доработке, пожелания.

Однако сам по себе документ еще не гарантирует собственной жизнеспособности. Очень важно правильно донести его суть до персонала и закрепить в сознании его основные положения. С этой целью была реализована следующая процедура.

1-й этап. Информирование. Документ был роздан всем сотрудникам предприятия через начальников цехов и мастеров. Они же предупреждали работников о важности документа и последующей аттестации работников по его основным положениям.

2-й этап. Аттестация. Работники приглашались в зал совещаний группами по 7...10 человек,  где в форме собеседования с комиссией из 2-х...3-х человек (обязательно специалист по качеству и мастер участка) прояснялись все основные положения документа, делались акценты на наиболее значимых пунктах. То есть это не была аттестация в форме экзамена, а скорее некое собеседование, где каждый мог почувствовать свою роль, выяснить то, что было непонятно.

3-й этап. Закрепление. Рабочая инструкция была развешена на всех информационных стендах. Главные ее положения были оформлены в виде наглядных плакатов. Например: «План не должен выполняться в ущерб качеству!», «Не принимай, не производи, не передавай брак!», и т.п.

4-й этап. Контроль. Специалист по качеству, один, или совместно с мастером, во время регулярных обходов по участку, выборочно подходил (подходит и будет подходить) к работникам, интересовался ходом работы, проблемами, и попутно выяснял ряд вопросов. Например, как будет поступать работник в той или иной ситуации, есть ли необходимые для работы документы, чего не хватает, знает ли об этом мастер, и т.п. Если работник терялся, то тут же на свет извлекалась рабочая инструкция и совместно изучались ее непонятные положения.

Всем работникам вновь принимаемым на работу инструкция выдается в момент заполнения анкеты с просьбой ознакомится перед выходом на работу. В ходе первичного инструктажа на рабочем месте, работник проходит через процедуру аттестации, которая была описана выше.

В рабочей инструкции, которая представляется на суд членов сообщества, можно заметить упоминание нескольких документов, которые, на мой взгляд, обязательны в любом производственном окружении. Речь идет о рабочем журнале, паспорте-наряде и требованиях к продукции. Кратко об этих документах.

«Рабочий журнал» предназначен для регистрации проблем на рабочем месте, отметок об обслуживании оборудования и передаче рабочих мест между сменами.

«Паспорт-наряд» – это основной документ, сопровождающий изделие или партию изделий, в котором содержатся сведения о выполненных операциях и исполнителях.

Документ «Требования к продукции» думаю, в особых пояснениях не нуждается. Для наших целей важно, чтобы он четко отражал – что допустимо в конечном продукте, а что нет.

Комментарии   

+1 #1 Марданова Гульназ Абугалиевна 05.12.2011 08:25
Интересный документ, но лично с моей точки зрения больше похож на должностную инструкцию, нежели на рабочу. Дает общее описание работы сотрудника производства.
Возможно, включу что-то подобное в вводное обучение производственны х сотрудников.
Может мне и кажется, но на нашем предприятии работники не испытывают непонимания того, в каком процессе они находятся, так как это часть нашего вводного обучения объяснить им, какие процессы у нас есть и какое место они занимают.
Что касается тех процесса с перечнем операций, инструментов и вспомогательных материалов в нем, без которго работник не должен начинать работу, то с моей точки зрения - это не самый удобный документ. Естественно, тех процесс на рабочих местах присутствует (по нему мы кстати тоже проводим вводное обучение), но что и в каком количестве должно находиться на рабочем месте, наши сотрудники проверяют по стандартам 5S. Также, мы завели ОК карты, которые работник обязан заполнить до начала работы. Эти карты содержат пункты, которые необходимо проверить или выполнить(налич ие документов, проведение ТО 1го уровня).
После ознакомления с этим документом появилась идея создать у нас подобную инструкцию и использовать ее в конце вводного обучения для закрепления всех полученных знаний. Я думаю в этом есть смысл, так как обучение новых сотрудников проводят разные департаменты и есть вероятность того, что после шквала новой информации у человека в голове остается винегрет, особенно если это сотрудник производства.
+2 #2 Василий Егоров 05.12.2011 12:25
Очень интересный документ, но он определяет общий порядок действий сотрудника. А как поступать в каждой отдельно взятой ситуации. У нас на предприятии мы пошли более длинным путем. Сначала описали рабочими инструкциями все существующие на складе процессы. Затем убрали из них действия не приносящие добавленной стоимости и добавили элементы контроля и самоконтроля (в зависимости от ответственности операции). Данные инструкции оформили в виде книги и выложили на основных рабочих местах. Затем приступили к обучению сотрудников 3 раза в неделю. По окончании занятий обязательно проводили короткие контрольные работы. При этом не запрещали пользоватся рабочими инструкциями. По окончании учебы продолжали проводить еженедельно контрольные работы.
Что бросилось сразу в глаза. Сотрудники с каждым разом все больше обращались к рабочим инструкциям именьше обращались к кладовщику с вопросом "Что делать?". Качество работы при этом значительно возросло. Цель научить сотрудников пользоватся рабочими инструкциями была достигнута. Теперь они знали где найти ответ на возникший вопрос или нештатную ситуацию.
При этом на каждый вновь возникающий вопрос готовился ответ в виде рабочей инструкции и инструкция подшивалась в книгу. Если происходили какие либо изменения в технологических процессах, то они сразу же находили отражение в рабочих инструкциях и по ним проводились внеплановые занятия.
Единственным важным условием должно быть хорошо продуманное содержание у книги. Все инструкции должны быть правильно сгрупированы по процессам, по рабочим местам и т.д. Что-бы ответ поиск ответа не занимал более 1-2 минут. Сами инструкции должны быть короткими четкими и не иметь двойного толкования. (пример не должно быть - до 100 кг и более 100 кг., а должно быть - до 100 кг. включительно и более 100 кг.)
#3 Пруцков Максим 05.12.2011 15:30
Довольно актуально.
Здесь есть главное - идея сделать из рабочей силы единый организм, с единством взглядов, ритмом и прочим.
Сначала, я думаю, необходимо донести эту идею мастерам - иначе образуется разрыв между "головой и руками"
#4 Игорь Балакерский 05.12.2011 17:51
...на мой взгляд, принятый в западной практике чек-лист контроля в большей степени отвечает поставленной задаче, нежели рабочая инструкция в выше показаном формате.
#5 Дмитрий Стукалов 09.12.2011 23:17
Гульназ, Василий, Максим. спасибо за комментарии! Конечно же все вы правы! да и я не претендую на истину в последней инстанции. Надеюсь, мне удалось донести главную идею такого документа - создание единого фундамента для начала активных действий по построению производственно й системы.

Этот документ не заменяет должностную инструкцию и не является операционной процедурой. Фактически это руководство к расстановке шахматных фигур перед началом партии. Главное - добиться его 100-процентного исполнения. Добъетесь - это ваша первая победа и серьезная заявка на успех не добъетесь - криминала не будет, но будет повод задать себе 5 раз вопрос "почему"?
Цитирую Игорь Балакерский:
...на мой взгляд, принятый в западной практике чек-лист контроля в большей степени отвечает поставленной задаче, нежели рабочая инструкция в выше показаном формате.

Игорь, спасибо за то, что написали столько букв. Можно было просто смайлик поставить.
#6 Игорь Балакерский 10.12.2011 18:09
...более развёрнутый ответ.
На мой взгляд, этот документ более вреден, чем полезен. Он фактически снимает персональную ответственность с менеджеров, перекладывая эту ответственность , например, на рабочих. Практический каждый параграф заканчивается: "Если необходимая технологическая документация отсутствует, то следует обратиться к мастеру участка или технологу, которые обязаны обеспечить работника необходимыми документами или сообщить работнику необходимые сведения" ; или, "...В противном случае следует обратиться к мастеру участка для получения необходимого инвентаря"; или, «…в противном случае следует обратиться к мастеру участка или технологу за разъяснениями или дополнительным обучением», - и это по всему документу. Появляется ощущение, что на этом предприятии норма, когда на рабочих местах отсутствует «необходимая технологическая документация», «необходимый инвентарь», «паспорта-наряд ы» и т.д. и т.п. И только и бегает наш работник по цеху за мастером участка. Ещё раз, если пишу несколько утрировано, то это, чтобы точнее передать своё ощущение от прочтения этого документа. Ах, да, и ещё начинается красивыми общими словами о том, что работник «член команды, …создающий ценность для потребителя». Итересно, как он будет эту "ценность" создавать, если его сплошная муда окружает, устраняя которую только и приходится бегать, повторюсь, за мастером участка.
Мы обычно в своей практике регламентации деятельности касаемо работника, применяем три документа: (1) паспорт рабочего места; (2) чек-лист проверки и выполнения операций; (3 ) должностная инструкция. Причём, паспорт рабочего места делаем обязательно в паре с другим документом – (4)«Анализ рабочего места и описание должностных обязанностей». И внедряем, прежде всего, этот документ, как и упомянутые выше, под персональную ответственность менеджеров, а не рабочих.
Ваш замысел мне понятен - создать некий документ объясняющий работникам предприятия особую КОРПОРАТИВНУЮ ПРОИЗВОДСТВЕННУ Ю КУЛЬТУРУ, принятую в данной компании. НО..., по-моему мнению, эта задача решается другими средствами

Надеюсь на понимание, с уважением
Игорь Балакерский
#7 Дмитрий Стукалов 10.12.2011 21:35
Цитирую Пруцков Максим:
Сначала, я думаю, необходимо донести эту идею мастерам - иначе образуется разрыв между "головой и руками"

Максим, в скором времени адаптирую для публикации документ, предназначенный для мастеров.

Вообще, данные документы есть для всех уровней организационной структуры (работник, мастер, начальник подразделения, топ-менеджер). Это своего рода базовый каркас, укрепляющий взаимоотношения работников предприятия. Документ специально сделан как можно проще и доходчевее, чтобы во-первых, он был достаточно универсальным для всех работников предприятия, что позволяет внедрять сразу и везде, не концентрируясь на особенностях рабочих мест или операций, без массы лишних пугающих бумаг, во-вторых чтобы его было просто внедрить на предприятиях, где работники попросту "брошены" и не имеют понятия об элементарной дисциплине, а в-третьих, чтобы почувствовать реакцию "среды" на изменения.

P.S. Игорь, спасибо за Ваше мнение.